Tietosuojaseloste

TÄMÄ TIETOSUOJASELOSTE SISÄLTÄÄ REKRYTOINTIREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTEEN SEKÄ WHISTLEBLOWING -ILMOITUSKANAVAN TIETOSUOJASELOSTEEN

 

Tässä tietosuojaselosteessa kuvaamme, miten Tuisku Lastensuojelupalvelut Oy käsittelee työhakemuksen jättäneiden henkilöiden henkilötietoja rekrytoinnin toteuttamiseksi. Työnhakijoista käytämme tässä tietosuojaselosteessa myös nimitystä ”rekisteröity”.

Tuisku Lastensuojelupalvelut Oy voi päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tuisku Lastensuojelupalvelut Oy tiedottaa rekisteröityjä tämän tietosuojaselosteen olennaisista muutoksista.

1.    Rekisterinpitäjä

Tuisku Lastensuojelupalvelut Oy Y- tunnus: 2817316-5

Kauppatie 1 A 9

66400 Laihia

2.    Yhteyshenkilö

Tietosuojavastaava: Suvi Multisilta, suvi.multisilta@tuiskuoy.fi, +358 400484155, postiosoite: Tietosuojavastuullinen, Kauppatie 1 A 9, 66400 Laihia.

Rekisteröity voi ottaa yhteyttä Tuisku Lastensuojelupalvelut Oy tietosuojavastuulliseen kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen liittyvissä tilanteissa.

3.    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Tuisku Lastensuojelupalvelut Oy käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja rekrytoinnin toteuttamiseksi. Rekrytointiprosessin tarkoituksena on valita työnhakijoiden joukosta meidän tarpeisiin sopivat henkilöt.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Tuisku Lastensuojelupalvelut Oy:n oikeutettujen etujen toteuttaminen. Tuisku Lastensuojelupalvelut Oy:n oikeutetut edut perustuvat yrityksen ja rekisteröidyn väliseen asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy rekisteröidyn jättäessä meille työhakemuksen.

Rekisteröityjen henkilötietojen käsitteleminen on välttämätöntä työhakemusten käsittelemiseksi ja rekrytoinnin toteuttamiseksi.

4.    Käsiteltävät henkilötiedot

Tuisku Oy käsittelee seuraavia henkilötietoja rekisteröidyistä:

  • nimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite ja sähköpostiosoite;
  • koulutus-, työkokemus ja muu osaamistausta;
  • rekisteröidyn oma kuvaus osaamisestaan ja soveltuvuudestaan tehtävään, sekä palkkatoive;
  • rekisteröidyn vapaaehtoisesti antama tieto siitä, onko hän Suomen kansalainen (Käsittelee tätä tietoa mm. sen selvittämiseksi, onko rekisteröidyllä työlupa);
  • rekisteröidyn oma-aloitteisesti toimittamat suosituskirjeet tai suosittelijoiden nimet, asema ja yhteystiedot;
  • rekisteröidyn oma-aloitteisesti antamat vapaamuotoiset tiedot, kuten tiedot perhesuhteista, harrastuksista, luottamustoimista, elämäntilanteesta, jne.

rekrytointiin osallistuvien henkilöiden mahdollisesti kirjoittamat yhteenvedot rekisteröidystä ja mahdolliset yhteenvedot rekisteröidyn ilmoittamien suosittelijoiden antamista lausunnoista

5.    Tietolähteet

Tuisku Oy kerää henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään. Tuisku Oy kerää henkilötietoja osana avointen työpaikkojen hakuprosessia. Tämän lisäksi yritys kerää rekisteröityjen sähköpostitse lähettämiä avoimia työpaikkahakemuksia.

6.    Henkilötietojen vastaanottajat

Tuisku Lastensuojelupalvelut Oy:ssä rekisteröityjen henkilötietoja käsittelee yksikönjohtajat sekä  toimitusjohtaja Ilkka Poti, ilkka.poti@tuiskuoy.fi, +358405244284.

7.    Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tuisku Lastensuojelupalvelut Oy ei siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8.    Henkilötietojen säilytysaika

Tuisku Oy käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja rekrytointiprosessin ajan, jonka jälkeen niitä säilytetään kolmen kuukauden ajan.

Jos työnhakija valitaan tehtävään, Tuisku Lastensuojelupalvelut Oy siirtää rekrytointiprosessin aikana kerätyt perustiedot ja muut työsuhteen kannalta olennaiset henkilötiedot henkilöstörekisteriin (TyövuoroVelhoon).

9.    Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Tuisku Oy huolehtii henkilötietojen tietoturvallisuudesta asianmukaisilla hallinnollisilla ja teknisillä suojaustoimilla. Tuisku Oy on rajannut henkilötietojen käsittelypiiriä niihin henkilöihin, joiden työtehtäviin kyseisten henkilötietojen käsittely kuuluu. Rekisteröidyn henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

Tuisku Lastensuojelupalvelut Oy:n käsittelemiä henkilötietoja sisältävät järjestelmät ja tietokannat sijaitsevat palvelimilla, joita yritys säilyttää lukituissa tiloissa, ja joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja työtehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Tuisku Oy on suojannut palvelimet ja tietoverkot asianmukaisella palomuurilla ja muilla teknisillä suojauksilla.

10.    Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, johtaa se siihen, että Tuisku Lastensuojelupalvelut Oy ei voi käsitellä rekisteröidyn työhakemusta, eikä yritys voi siten ottaa rekisteröityä huomioon rekrytoinnissa.

Rekisteröidyn on esitettävä vastustamista koskeva vaatimuksensa kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Rekisteröidyn on pyynnön esittämisen yhteydessä yksilöitävä se henkilökohtainen erityiseen tilanteeseensa liittyvä peruste, jonka nojalla hän vastustaa henkilötietojensa käsittelyä (esimerkiksi, että rekisteröity ei ole enää kiinnostunut kyseisestä työpaikasta). Tuisku Oy voi pyytää rekisteröityä varmentamaan henkilöllisyytensä tai tarkentamaan vaatimustaan ennen pyynnön toteuttamista. Tuisku Oy voi myös kieltäytyä rekisteröidyn pyynnön toteuttamisesta tietosuojalainsäädännössä säädetyllä perusteella, jolloin yritys ilmoittaa kyseisen perusteen

rekisteröidylle.

11.    Rekisteröidyn muut oikeudet

Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti koska tahansa oikeus:

  • saada pääsy henkilötietoihinsa (tarkastusoikeus);
  • vaatia epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojensa oikaisemista tai henkilötietojensa täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojensa poistamista; ja
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista (esimerkiksi siksi ajaksi, kun rekisteröity odottaa vastausta henkilötietojensa oikaisemista koskevaan pyyntöön).

Rekisteröidyn on tehtävä oikeuksiensa toteuttamista koskeva pyyntö kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Tuisku Oy voi pyytää rekisteröityä varmentamaan henkilöllisyytensä tai tarkentamaan pyyntöään ennen pyynnön toteuttamista. Tuisku Oy voi myös kieltäytyä rekisteröidyn pyynnön toteuttamisesta tietosuojalainsäädännössä säädetyllä perusteella, jolloin yritys ilmoittaa kyseisen perusteen rekisteröidylle.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että Tuisku Lastensuojelupalvelut Oy ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Rekisteröity voi tehdä valituksen valvontaviranomaiselle, jos väitetty tietosuojalainsäädännön rikkominen on tapahtunut.

 

TIETOSUOJASELOSTE – WHISTLEBLOWING

1. Rekisterinpitäjä Tuisku Lastensuojelupalvelut Oy Kauppatie 1 A 9 66400 Laihia Yhteyshenkilö: Tietosuojavastaava Suvi Multisilta, suvi.multisilta@tuiskuoy.fi, 0400484155

2. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste Whistleblower-kanavan kautta työntekijät ja myös ulkoiset sidosryhmät voivat ilmoittaa nimettömänä väärinkäytösepäilystään. Henkilötietoja käsitellään ilmoitetun tapauksen tutkinnassa sekä mahdollisten seuraamusten arvioinnissa ja toimeenpanossa. Rekisterinpitäjä suojaa yksityisyyttä ja käsittelee Whistleblower -kanavan kautta kerättyjä henkilötietoja tietosuojalainsäädännön ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Oikeusperuste: Ilmoituksen tekijän henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen (tietosuoja-asetus 6 artikla 1 a, tietosuoja-asetus 9 artikla 2 a).

3. Tietolähteet Ilmoittajina voivat toimia työntekijät tai ulkoiset sidosryhmät. Lisäksi rekisterinpitäjä kerää tapauksen tutkinnan aikana ilmoitukseen liittyviä välttämättömiä tietoja asianosaisilta sekä tapahtumiin liittyviltä henkilöiltä ja tahoilta.

4. Rekisteröityjen ryhmät ja kerättävät tiedot Ilmoittaja: Lähtökohtaisesti ilmoitukset tehdään nimettömänä. Ilmoittaja voi lisätä ilmoitukseen henkilötietojaan (kuten nimi, sijaintitieto, taloudellisia tietoja jne). Ilmoitus voi sisältää kuvia ja muita liitteitä. Ilmoittajan itsestään antamat tiedot saattavat sisältää myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (kuten terveystietoja). Ilmoituksen kohde: Ilmoitus voi sisältää kohteena olevan henkilön tietoja (nimi, sijaintitieto, kuva, taloudellinen tieto, asema jne). Tiedot saattavat sisältää myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Ilmoituksen käsittelijät Ilmoituksen käsittelijöistä ja asiantuntijoista kerätään seuraavat henkilötiedot: Nimi, sähköpostiosoite, puhelin, lokitiedot, käyttäjätunnus.

5. Pääsy henkilötietoihin Henkilötietoihin pääsevät rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt, jotka käsittelevät ilmoituksia. Ilmoitukset ovat vain sähköisessä muodossa. Rekisteripitäjän käytössä olevaa Whistleblower -kanavaa ylläpitää PKY-LAATU. Rekisterinpitäjä on varmistanut sopimuksella, että palveluntarjoaja käsittelee kanavan kautta saatuja henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

6. Henkilötietojen luovuttaminen Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, esimerkiksi viranomaisille tai tarkastajille, kuitenkin lakiin perustuen.

7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Tietojen säilytysaika Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Rekisterin tietojen oikeusperustetta ja käsittelyn tarvetta arvioidaan vähintään 1 vuoden välein.

9. Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan. Rekisteröidylla on oikeus vaatia, että Tuisku Lastensuojelupalvelut Oy oikaisee ilman aiheetonta viivästystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot sekä oikeus saada puutteelliset tiedot täydennettyä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa tietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen 18 artiklan tarkoittamissa tilanteissa ja/tai tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle Tietojen luovuttaminen edellyttää aina, että pyytäjän henkilöllisyys voidaan luotettavalla tavalla todentaa.

10. Lisätietoja Rekisteröidyn halutessa lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä kohdan 1 mainittuun yhteyshenkilöön.,